moranבעולם שבו המידע שלנו יכול להסתובב חופשי ולהגיע גם לידיים הלא נכונות, חשוב מאוד שנדע כיצד להגן עליו ולחשוף אותו רק עבור מי שאנחנו באמת בוחרים. אקסל, התוכנה ליצירת גיליונות אלקטרוניים מבית מייקרוסופט, נחשבת לאחד הכלים הכי פונקציונליים לניהול מידע רגיש, רשימות ותבניות שגם אם נעביר אותם לאחרים, קרוב לוודאי שהם יהיו עלולים לשנות את הגדרות המסמך או התבנית שעליה הוא מבוסס. ולכן מה שאתם זקוקים לו יותר מכל, הוא לדעת איך לנעול קובץ אקסל שיאפשר לכם להגן על המסמך בכל הזדמנות ולפתוח אותו באמצעות סיסמה שהזנתם מראש.
איך לנעול קובץ אקסל: מדריך פשוט בחמישה שלבים
לפניכם תיאור הפעולות היבשות שיש לבצע כדי לנעול כל קובץ או חוברת עבודה באקסל. סיסמת הפתיחה שהוגדרה בעת הנעילה תופיע בכל ניסיון פתיחה של הקובץ וכך תגן עליו מפני צופים בלתי מורשים.
- בשלב הראשון, יש ללחוץ על לשונית "קובץ" המופיעה בחלק הימני עליון של המסך.
- סרגל האפשרויות ייפתח ובו יש ללחוץ על לשונית "מידע" ולאחר מכן על הכפתור המופיע במפרט הפונקציות שייפתחו: "הגן על חורת העבודה". לאחר שכפתור זה הינו לחוץ, יש לבצע לחיצה נוספת על ההוראה השנייה ברשימה – "הצפן באמצעות סיסמה".
- לאחר מכן תתבקשו להזין את סיסמתכם פעמיים לצורכי אימות. הקפידו לחשוב על סיסמה שאיננה קשה מידי כך שתוכלו לזכור אותה היטב (מספר תעודת הזהות למשל, או שמכם בצירוף תאריך לידה של מישהו חשוב) אך גם לא קלה מידי או כזו שניתן בקלות לנחש אותה (1234, כתובת המייל או תאריך הלידה, שם הילדים או בני הזוג וכד').
- בסיום ההזנה, יש ללחוץ על אישור.
- בשלב זה יש לוודא שפעולת הנעילה הצליחה. לכן סגרו את הקובץ ופתחו אותו שוב ובדקו האם אתם מתבקשים להזין את סיסמת הכניסה.
כיצד משחררים את הנעילה ומשנים סיסמה?
לביטול הנעילה של המסמך באמצעות סיסמה יש להיכנס ללשונית קובץ בחלק הימני עליון של המסך ולאחר מכן ל"מידע" – המקום שבו הוזנה הסיסמה. כאן יהיה אפשר למחוק את ההקלדה של הסיסמה. יש לשמור בסיום את הקובץ ולסגור אותו.
אם תרצו לשנות סיסמה, היכנסו שוב אל המקום שממנו יצרתם אותה, מחקו את הקיימת והזינו את החדשה. יש לשמור את הקובץ ולסגור אותו כדי להשלים את העדכון.
הערה חשובה: מייקרוסופט לא יכולה לשחזר את הסיסמה אם שכחתם אותה ולכן רצוי לעשות כל דבר שאפשר כדי לזכור אותה: להוסיף רשימה או תזכורת במקום בטוח, להקביל אותה לסיסמה קיימת ממקום אחר בשימוש תכוף, להשתמש באמצעים זכירים ופשוטים כפי שכבר הזכרנו. יחד עם זאת, אין הגבלה על אורך הסיסמה, תווים או מספרים, אך היא כן מצריכה אות גדולה כאות ראשונה.
אם יש לכם קובץ שמכיל מידע מסווג, סודי או רגיש, אל תהססו לאבטח אותו. בטחו כל דבר שעלול להיות מופנה כנגדכם והיזהרו מאוד בשיתוף קבצים וסיסמאות ברשת.
